Tietosuojaseloste

Käyttäjärekisterit

Vajakirja, sähköinen varausjärjestelmä, varauskalenteri ja uimahallin kävijävihko

Tämä on Joensuun Kauhojat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.5.2018. Viimeisin muutos 22.1.2025.

1. Rekisterinpitäjä

Joensuun Kauhojat ry
Y-tunnus: 0625599-5
c/o puheenjohtaja Tero Arppi
Kilvenniementie 13
80710 Lehmo
Sähköposti: info@joensuunkauhojat.fi
joensuunkauhojat.fi

2. Rekisterin nimi

Joensuun Kauhojat ry:n käyttäjärekisterit: sähköinen varausjärjestelmä, varuskalenteri, vajakirja ja uimahallivuoron kävijävihko.

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Joensuun Kauhojat ry:n käyttäjärekistereillä seurataan rekisterinpitäjän kaluston käyttäjiä, käyttäjämääriä, kävijämääriä ja varauksia (ettei joku ota käyttöönsä kalustoa tai varusteita, jotka joku toinen on jo varannut) ja niiden perusteella tehdään vuosittain käyttötilastot. Uimahallivuoron kävijävihkosta myös Rantakylän uimahallin henkilökunta seuraa vuoron kävijämäärää.

4. Rekisterin tietosisältö

Käyttäjärekistereihin merkittäviä tietoja ovat henkilön etu- ja sukunimi, päivämäärä, mahdollinen Joensuun Kauhojat ry:n tapahtuman nimi, johon henkilö osallistuu, sekä käytetty, lainattu tai varattu rekisterinpitäjän kalusto ja varusteet. Sähköiseen varauskalenteri merkitään myös sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Vajakirja, varauskalenteri ja uimahallivihko ovat manuaalisia rekisterejä. Sähköinen varausjärjestelmä on verkossa toimiva palvelu. Varausjärjestelmän käyttäjien tiedot tuhotaan vuosittain niiden pohjalta käyttötilastojen laskemisen jälkeen. Uimahallivihko on Rantakylän uimahallin hallussa ja käyttäjätilaston tilastoi tiedot, jonka jälkeen tuhoaa ne. Varauskalenterista tuhotaan vuosittain tilastoimisen jälkeen sivut, joille merkintöjä on tehty. Vajakirjasta poistetaan vuosittain käyttäjätilaston tekemisen jälkeen sivut, joille merkintöjä on tehty, ja ne arkistoidaan rekisterinpitäjän luokse ja säilytetään pysyvästi, koska ne ovat seuran historiaa.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Jokainen henkilö merkitsee käyttäjärekistereihin tietonsa itse.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolisille tahoille ilman jäsenen suostumusta. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekistereistä vajakirja ja varauskalenteri sijaitsevat rekisterinpitäjän lukitussa melontavajassa, johon pääsevät omatoimisesti avaimen lainanneet jäsenet. Arkisto, jonne vajakirjan sivut viedään, on rekisterinpitäjän erikseen nimeämän henkilön hallussa. Uimahallivuoron kävijävihko on Rantakylän uimahallin hallussa. Sähköisen varausjärjestelmän tiedot sijaitsevat salattuna EU:n sisällä sijaitsevalla palvelimella.

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjausta

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Jos henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).

Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).